90% de las PyMEs mexicanas preparan la información para su declaración de impuestos de forma manual
· Esto implica un mayor costo operativo, más tiempo invertido con un mayor margen de error, y falta de una visión clara de la salud financiera de sus negocios.
Desde que la contabilidad electrónica es obligatoria para las personas físicas con actividad empresarial y personas morales que facturan más de 400,000 pesos anuales, los dueños de las PyMEs y sus contadores tienen que invertir más tiempo y recursos tecnológicos para cumplir con sus obligaciones fiscales.
Este es un tiempo valioso que se podría invertir en el crecimiento del negocio y por ende, repercutiría en los números macroeconómicos del país. Recordemos que las pequeñas y medianas empresas influyen directamente en la productividad nacional, ya que representan poco más de la mitad del PIB (52%) y generan el 72% de los empleos, de acuerdo con el INEGI.
En México el pago de impuestos es un proceso laborioso, pues implica muchas tareas administrativas. En el último Índice de Complejidad Financiera de TMF Group, que clasificó a 94 países según su complejidad para el cumplimiento contable y tributario, México se ubicó en el puesto número 15 y ocupa el primer lugar en complejidad en “Contabilidad”.
Aunque cada vez son más las PyMEs que deciden automatizar sus procesos, todavía existe un gran número –sobre todo las más pequeñas– que realizan sus procedimientos contables y su facturación de manera manual. De acuerdo con el INEGI, de los 4.1 millones de PyMEs que existen en el país, solo 300,000 usan tecnología para su gestión administrativa, es decir, menos del 10%.
Además de la pérdida de tiempo, los procesos manuales pueden generar varios problemas:
1. Mayores costos, actualmente las pymes mexicanas utilizan hasta cinco herramientas diferentes para sus procesos contables y financieros: Excel, banca en línea, software de facturación, herramienta contable, papel y lápiz probablemente, además de un software de contabilidad utilizado por el contador, lo que implica más inversión en tiempo, mano de obra y dinero.
La buena noticia es que hoy existen soluciones tecnológicas integrales como QuickBooks, que hoy es la única plataforma all-in-one en México, alineada a la regulación fiscal mexicana para emisión de facturas timbradas y que resuelve el tema de la conciliación bancaria. QuickBooks ofrece a las PyMEs tener una visión integral de sus negocios ayudando a gestionar y contralar sus finanzas de manera ágil, generando reportes ejecutivos en línea.
2. Mayor probabilidad de cometer errores humanos como capturar mal un dato o hacer mal una operación. La sistematización disminuye la necesidad de conocimientos contables y financieros muy especializados, además de reducir el error humano.
3. Pérdida de información, pues muchas de las pymes que llevan su contabilidad de manera manual solo registran los datos una vez (replicar la información les tomaría el doble de tiempo). ¿Y si la información se pierde? El costo de la pérdida de datos para las PyMEs es de poco más de 2 millones de pesos en promedio, según la firma de seguridad informática Kaspersky Lab.
4. Gestión manual de datos. Apoyarse en un software de contabilidad y administración empresarial reduce la posibilidad de manipular los datos. El uso de este tipo de herramientas y el acceso a la información correcta, evita a los dueños de las empresas problemas legales además de facilitar la toma de decisiones oportunas para sus negocios.
Herramientas como QuickBooks minimizan los riesgos de manipulación manual de datos y los inconvenientes de cometer errores por descuidos humanos. Esta plataforma ‘todo en uno’ facilita el tener procesos financieros semi-automatizados y con respaldo inmediato y automatizados en la nube de fácil descarga, lo que reduce el riesgo de pérdida de información.
Otra ventaja de la tecnología es que, desde la aparición de la computación en la nube (cloud computing) y de las nuevas formas de almacenamiento de datos, los costos de las soluciones tecnológicas han disminuido en casi 400%, de acuerdo con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE). Esto ha vuelto la tecnología muy accesible para las PyMEs.
Las PyMEs en México tienen grandes retos de ser más competitivas en el entorno empresarial global. Por un lado, el cumplimiento de sus obligaciones fiscales en tiempo y forma, y por otro, el aumento de su productividad. Esto destaca la importancia de adoptar las mejores soluciones tecnológicas que les permitan automatizar procesos, reducir margen de error y sobretodo, optimizar el tiempo invertido en su gestión administrativa para pasar más tiempo con clientes o impulsando a su empresa.
