Inscribirse a la universidad, cambiar de empleo, solicitar un apoyo por desempleo o tramitar una pensión son momentos muy distintos de la vida, pero comparten una tarea que se repite de manera constante: encontrar el documento correcto y dejarlo listo para su respectiva entrega. El reto administrativo no es menor para la ciudadanía en el territorio nacional.
De acuerdo con la Encuesta Nacional de Calidad e Impacto Gubernamental (ENCIG) 2025 del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), publicada en mayo de 2026, en el 39.1% de los pagos, trámites o solicitudes de servicios públicos que realizó la población de 18 años y más en ciudades de al menos 100,000 habitantes se presentó algún problema operativo. El inconveniente más frecuente fue el de las barreras al trámite con el 79.7%, una categoría que abarca largas filas, traslados de una ventanilla a otra, requisitos excesivos, horarios restringidos y oficinas lejanas.
Contexto de los trámites
La misma encuesta institucional indica que el 51.7% de las personas acudió de forma presencial a instalaciones de gobierno para realizar sus gestiones, mientras que el 21.7% optó por realizarlas a través de internet. En cada etapa cambian los requisitos específicos, pero el proceso práctico suele mantenerse invariable: recibir la solicitud, localizar el documento, convertirlo en un archivo aceptado y conservarlo para una revisión posterior.
En ese recorrido cotidiano, el teléfono celular se ha convertido en una herramienta habitual para la ciudadanía. Instituciones educativas como la Universidad de Monterrey (UDEM) y la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) incluyen en sus materiales públicos a la aplicación de escaneo CamScanner como una opción disponible para digitalizar desde la credencial para votar hasta tareas y fragmentos de libros.
Requisitos y digitalización laboral
Para muchas personas, el primer contacto formal con el papeleo llega durante la etapa escolar, donde el uso del dispositivo móvil ya forma parte del proceso cotidiano. En la UDEM, la página de ayuda para admisiones en línea contempla dicha aplicación como una alternativa para escanear la credencial para votar, mientras que en la UNAM se emplea para digitalizar actividades académicas.
Por su parte, la vida laboral suma requerimientos documentales más complejos. El Seguro de Desempleo de la Ciudad de México solicita una identificación oficial del INE vigente con domicilio capitalino, una CURP actualizada y un documento que acredite la pérdida del empleo, los cuales deben presentarse obligatoriamente en formato digital mediante PDF o JPG en la plataforma institucional.
Gestión de pensiones y registros
Al final de la etapa laboral, los trámites de pensión ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) exigen la presentación de identificación oficial, datos bancarios, actas de nacimiento certificadas y otros registros indispensables. En todos estos escenarios, las personas necesitan reunir múltiples documentos de forma simultánea y bajo los formatos específicos que exige cada instancia gubernamental.
Diversos usuarios en el país emplean estas tecnologías móviles para escanear varios documentos de manera simultánea, convertirlos a formato PDF, editar contratos, integrar firmas electrónicas y preparar oficios administrativos. Incluso, registros formales como un contrato de 2024 publicado en el portal de transparencia de la Comisión Federal de Electricidad (CFE) reflejan el uso de estas herramientas tecnológicas en su documentación interna.
Recomendaciones para la gestión documental
Las aplicaciones de escaneo móvil integran funciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), conversión de formatos y organización de archivos para facilitar la gestión documental. No obstante, las recomendaciones técnicas señalan que para que un archivo sea útil debe estar completo, legible y correctamente organizado antes de su envío institucional.
Entre las pautas principales destacan comparar el documento con el original, reunir las páginas de un mismo contrato o acta en un solo archivo, asignar nombres claros para su localización, utilizar los formatos solicitados por la autoridad y confirmar si se requiere la autenticación oficial mediante los métodos establecidos por cada organismo emisor. La información de esta nota se fundamenta en los datos proporcionados por el INEGI y los lineamientos de la aplicación CamScanner.
